Apparence
eFacture – Les menus de la grille des factures d'achat : guide à destination des consultants
Ce guide décrit, menu par menu, la barre de traitements de la grille des factures d'achat de l'application eFacture : ce que fait chaque traitement, sur quelle sélection, ce qu'il modifie, s'il se rejoue ou se défait, ce que rend son compte rendu, et le job planifiable qui fait la même chose.
Il s'adresse aux consultants (PS). C'est un index par geste : les règles détaillées (rapprochement, refus automatique, corbeille GED, transfert vers le back-office) restent dans les pages AFI-Doc de la rubrique eFacture – Facture d'achat, auxquelles il renvoie sans les recopier. Le back-office auquel la grille transfère les factures est aujourd'hui AFI.
Hors périmètre : la fiche d'une facture, la navigation générale de l'application et le paramétrage eFacture.
1. La barre en un coup d'œil
La barre compte une action directe et quatre menus, soit quatorze traitements sous les menus :
| Entrée | Traitements, dans l'ordre d'affichage |
|---|---|
| Ouvrir | — (action directe) |
| Import | Importer factures d'achat · Compléter pièces jointes |
| Saisie | Saisir statut · Saisir réf. commande · Rapprocher commande · Envoyer vers une corbeille GED · Retirer la corbeille de destination |
| Transfert back-office | Transférer les documents · Rapprocher la pièce d'achat · Créer la pièce d'achat |
| Cycle de vie | Synchroniser cycle de vie · Statuts à envoyer · Activer / Désactiver · Refuser / Annuler refus |
Sur quelles factures porte un traitement
| Type | Traitements | Quand il est actif |
|---|---|---|
| Sélection simple | Ouvrir, Compléter pièces jointes, Saisir réf. commande | Une seule ligne cochée, ou aucune ligne cochée et une ligne au focus |
| Sélection multiple | Tous les autres, sauf Importer factures d'achat | Au moins une ligne cochée, ou une ligne au focus. Le traitement porte sur les lignes cochées, à défaut sur la ligne au focus |
| Sans sélection | Importer factures d'achat | Toujours : il porte sur tout le client |
Un traitement inactif est grisé.
Droits
Chaque traitement porte son propre droit, rattaché par défaut au rôle des utilisateurs du module d'achats. Un traitement dont l'utilisateur n'a pas le droit n'apparaît pas dans le menu : un menu incomplet chez un utilisateur est d'abord une question d'habilitation, pas une anomalie.
Le droit de Refuser / Annuler refus et celui des deux traitements de corbeille GED sont distincts de celui de la saisie : voir AFI-Doc, Grille des achats et traitements, § « Droits requis ».
2. Ouvrir
Ouvre la fiche de consultation de la facture (onglets Détails, Documents, Historique). Même effet qu'un double-clic sur la ligne.
| Sélection | Modifie | Job équivalent |
|---|---|---|
| Simple | Rien | — |
3. Menu Import
| Traitement | Sélection | Ce qu'il fait | Modifie | Rejouable / réversible | Compte rendu | Job équivalent |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Importer factures d'achat | Aucune : tout le client | Récupère auprès de chaque plateforme agréée (PA) du client les factures d'achat disponibles et les intègre dans la grille, avec leurs documents | Crée les factures ; acquitte leur réception auprès de la PA | Rejouable : une facture déjà intégrée n'est pas recréée | Nombre de plateformes agréées, de factures reçues, de factures intégrées et d'erreurs, puis le détail par plateforme (erreurs, avertissements). La grille se rafraîchit si au moins une facture a été intégrée | Achat - Import des factures d'achat |
| Compléter pièces jointes | Simple | Traitement de rattrapage : redemande à la PA les pièces jointes de la facture, y compris celles portées par le flux lui-même (Factur-X, CII, UBL), et n'ajoute que celles qui manquent | Ajoute les pièces absentes ; corrige le type d'une pièce existante quand la PA fournit un type fiable | Rejouable : sans pièce manquante, il ne change rien | « Pièces jointes ajoutées », « Types de document corrigés », ou « Aucune pièce manquante : la facture était déjà complète. » Refusé si la PA de la facture est introuvable ou inactive | — |
4. Menu Saisie
| Traitement | Sélection | Ce qu'il fait | Modifie | Rejouable / réversible | Compte rendu | Job équivalent |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Saisir statut | Multiple | Fenêtre Saisir statut : choisir un Statut, un Motif et une Note, puis les transmettre à la PA pour chaque facture | Statut de la facture, côté PA | ⚠️ Non réversible : un statut transmis part chez le fournisseur | Journal affiché en direct, facture par facture | — |
| Saisir réf. commande | Simple | Fenêtre Saisir référence de commande : saisir ou corriger la référence de commande de la facture. Un champ vidé supprime la référence | Référence de commande | Réversible tant que la facture n'est pas transférée vers le back-office | Interdit sur une facture déjà transférée : « La saisie de la référence de commande n'est pas autorisée sur une facture déjà transférée vers le back-office. » | — |
| Rapprocher commande | Multiple | Cherche, côté back-office, la commande de chaque facture à partir des références qu'elle porte | Colonne Commande BO rattachée | Rejouable : une facture déjà rattachée n'est jamais recalculée | Journal affiché en direct : factures rapprochées, rejetées, et motif de chaque rejet | Achat - Rapprochement des commandes aux factures d'achat |
| Envoyer vers une corbeille GED | Multiple | Affecte à la main une corbeille GED, choisie parmi les corbeilles actives du client | Colonnes Corbeille GED et Date marquage corbeille | Réversible par Retirer la corbeille de destination, tant que les documents ne sont pas transférés | Factures modifiées, factures déjà dans l'état demandé laissées inchangées, et factures écartées avec leur motif | Pendant automatique, par règle : Achat - Marquage des factures d'achat destinées à une corbeille GED |
| Retirer la corbeille de destination | Multiple | Retire la corbeille affectée, après confirmation | Mêmes colonnes, vidées | Une facture qu'une règle retient encore reprend sa corbeille au passage suivant du marquage | Factures modifiées, factures inchangées, et factures écartées avec leur motif | — |
Points à connaître :
- Saisir statut est aussi la voie du refus manuel d'une facture. Elle ne laisse pas la même trace que le refus automatique, et le refus n'est plus possible sur une facture déjà transmise : « La facture a déjà été transmise ». Voir AFI-Doc, Grille des achats et traitements, § « Refuser / Annuler refus ».
- Rapprocher commande : quelles références sont essayées, dans quel ordre, et ce qui se passe quand plusieurs commandes correspondent — AFI-Doc, Grille des achats et traitements, § « Rapprochement d'une commande ».
- Envoyer vers une corbeille GED ne dépose rien en GED : il rend la facture éligible à Transférer les documents alors qu'aucune commande ne lui est rattachée. Si aucune corbeille active n'existe, le traitement le dit : les corbeilles se paramètrent dans Ammon Services. Factures écartées et diagnostic : AFI-Doc, Corbeille GED des factures d'achat sans commande.
5. Menu Transfert back-office
Les trois traitements portent sur la sélection et rendent le même compte rendu : une fenêtre de logs détaillée facture par facture, avec pour chacune son résultat (« Traitement réussi », « Commande introuvable », « Complément comptable introuvable », « Montant restant à facturer inférieur au montant de la facture », « Aucun document à transférer »…). Sans facture à traiter : « Aucune facture à traiter. »
| Traitement | Ce qu'il fait | Modifie | Rejouable / réversible | Job équivalent |
|---|---|---|---|---|
| Transférer les documents | Dépose le PDF de la facture et ses pièces jointes dans la GED du back-office, sur le dossier de la commande rattachée ou dans la corbeille GED affectée | Colonne Dernier transfert de documents ; la grille se rafraîchit | ⚠️ Non réversible depuis eFacture : un document déposé ne se retire pas d'ici. Après le transfert, la référence de commande ne se saisit plus | Achat - Transfert des documents des factures d'achat rapprochées |
| Rapprocher la pièce d'achat | Rattache la facture à une facture dossier déjà saisie dans le back-office. Ne crée jamais de pièce : une facture sans candidate reste à créer | Rattachement de la facture à la pièce d'achat existante | Une facture non rapprochée peut être représentée | Achat - Rapprochement des factures d'achat avec les factures dossier |
| Créer la pièce d'achat | Crée la pièce d'achat dans le back-office. Le back-office cherche d'abord une facture dossier existante à rattacher, et ne crée la pièce qu'à défaut | ⚠️ Crée une pièce dans le back-office | Non réversible depuis eFacture. Une facture rapprochée ou créée sort de la sélection des passages suivants | Achat - Création des pièces d'achat des factures d'achat |
Points à connaître :
- Rapprocher avant de créer. Le sous-menu place le rapprochement avant la création parce qu'il se tente d'abord. Pour l'automatisation, activer le job de rapprochement ou celui de création, jamais les deux.
- Les étapes côté back-office (identification du dossier, complément comptable, contrôle du montant) et le sens de chaque rejet : AFI-Doc, Grille des achats et traitements, § « Transmission vers AFI et création de la facture dossier ». Un rejet fonctionnel se corrige par de la donnée ou du paramétrage, puis la facture se représente ; une erreur technique relève d'une analyse d'incident.
6. Menu Cycle de vie
| Traitement | Sélection | Ce qu'il fait | Modifie | Rejouable / réversible | Compte rendu | Job équivalent |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Synchroniser cycle de vie | Multiple | Relit auprès de la PA le statut de cycle de vie de chaque facture et l'enregistre | Statut de la facture et son historique | Rejouable. « Aucun statut disponible » n'est pas une erreur | Journal affiché en direct | Achat - Synchronisation des cycles de vies des factures d'achat |
| Statuts à envoyer | Multiple | Deux actions au choix, aucune présélectionnée : Calculer les statuts à envoyer et Envoyer les statuts à la plateforme agréée (voir ci-dessous) | Statut en attente d'envoi, puis statut transmis | Le calcul ne transmet rien ; ⚠️ l'envoi est irréversible côté fournisseur | Nombre de factures examinées, marquées et soumises (voir ci-dessous) | Achat - Marquage des statuts à envoyer et Achat - Envoi des statuts |
| Activer / Désactiver | Multiple | Deux actions au choix, aucune présélectionnée : Désactiver neutralise des lignes sans les supprimer (cas d'usage : une facture reçue en double), Activer les rétablit | Colonne Active ; la grille se rafraîchit | Réversible : une facture désactivée reste dans la grille | « … facture(s) désactivée(s). » ou « … facture(s) réactivée(s). », et les factures déjà dans l'état demandé, laissées inchangées | — |
| Refuser / Annuler refus | Multiple | Une seule action, présélectionnée : Annuler refus retire le marquage « à refuser » posé par le marquage automatique, tant que le refus n'est pas parti | Colonne À refuser ; la grille se rafraîchit | Utile seulement entre le marquage et le refus : un refus transmis ne se rattrape pas | « … facture(s) démarquée(s). », factures inchangées, et factures écartées nommément avec leur motif — par exemple un refus déjà transmis | Pendants automatiques : Achat - Marquage des factures d'achat à refuser, puis Achat - Refus des factures d'achat marquées |
Statuts à envoyer : les deux temps
| Action | Ce qu'elle fait | Compte rendu |
|---|---|---|
| Calculer les statuts à envoyer | Lit dans le back-office l'avancement des factures dossier rattachées et en déduit le statut à envoyer : Prise en charge, Approuvée, En litige, Suspendue ou Payée. Ne transmet rien : les factures marquées apparaissent dans l'onglet Statuts à envoyer | Factures marquées sur factures examinées, puis le nombre par statut. Une facture bloquée sur un motif sans type de blocage (Litige / Suspension) paramétré est laissée en l'état, et le compte rendu le dit |
| Envoyer les statuts à la plateforme agréée | Transmet à la PA les statuts en attente. La fenêtre le rappelle : « Un statut transmis part chez le fournisseur et ne se retire pas. » | Statuts soumis et transmissions tracées. Une transmission non confirmée laisse la facture dans Statuts à envoyer : elle repartira. Un statut calculé alors que le statut de la facture a changé depuis est effacé sans être transmis |
Les deux jobs reprennent ces deux temps à l'échelle du client. Relire l'onglet Statuts à envoyer entre le calcul et l'envoi est le seul moment où une erreur se rattrape.
Refuser / Annuler refus : ce qui a changé
L'action Refuser a été retirée du menu : le traitement ne sert plus qu'à revenir sur un marquage posé à tort. Pour refuser une facture à la main, passer par Saisir statut. Règles du marquage, ordre d'évaluation et démarche de mise en place : AFI-Doc, Refus automatique des factures d'achat.
7. Avant de lancer un traitement irréversible
- [ ] Saisir statut et Statuts à envoyer > Envoyer : le statut part chez le fournisseur et ne se retire pas.
- [ ] Transférer les documents : le dépôt en GED ne se retire pas depuis eFacture, et la référence de commande ne se saisit plus ensuite.
- [ ] Créer la pièce d'achat : la pièce est créée dans le back-office. Tenter d'abord Rapprocher la pièce d'achat si une facture dossier a déjà été saisie.
- [ ] Refuser / Annuler refus : vérifier dans l'onglet À refuser que le refus n'est pas déjà parti.
Questions fréquentes
Un traitement n'apparaît pas dans le menu d'un utilisateur. Il n'en a pas le droit : chaque traitement est habilité séparément (voir § 1, Droits).
Un traitement est grisé. Il attend une sélection : une ligne cochée ou au focus, et une seule pour Ouvrir, Compléter pièces jointes et Saisir réf. commande.
Un traitement lancé à la main et le job du même nom font-ils la même chose ? Oui, sur des périmètres différents : le traitement de grille ne porte que sur la sélection, le job balaie toutes les factures éligibles du client. Un modèle de job n'est actif chez un client qu'après son activation : voir AFI-Doc, Grille des achats et traitements, § « Automatiser les traitements ».
À confirmer
- Accès à la grille : l'intitulé exact de l'entrée de navigation qui ouvre la grille des factures d'achat n'est pas relevé ici.
