eFacture – Paramétrer un client dans Ammon Services : guide à destination des consultants

Ce guide décrit tout le paramétrage eFacture d'un client, c'est-à-dire ce qui se règle une fois par client dans le menu e-Factures de l'application Ammon Services : activation du service, lien vers le back-office, plateformes agréées, refus automatique, corbeilles GED et jobs.

Il s'adresse aux consultants (PS). Il complète deux guides sans les recopier :

SAS eFacture – Créer un client dans Admin Services : fiche client, realm, activation du client, première plateforme agréée ;
Provider FTPS : tout ce qui concerne une plateforme agréée en FTPS.

L'usage quotidien des écrans d'achats et de ventes (grilles, traitements de grille) n'est pas traité ici.

1. Accès

Ammon Services s'ouvre depuis Ammon Admin Services : ligne du client sélectionnée, Services > Module de paramétrage (voir le guide SAS, § 5).

Le menu e-Factures propose cinq écrans :

Écran	Rôle
Paramétrage	Activation du service, lien vers le back-office, plateformes agréées, règles de refus automatique, corbeilles GED (§ 2 à 6)
Habilitation	Groupes du client affectés à chaque rôle du service e-Facture. Un panneau par rôle ; Ajouter ouvre un sélecteur de groupe, le retrait se fait depuis la grille, avec confirmation
Jobs	Planification des traitements eFacture pour le client (§ 7)
Historique jobs	Exécutions passées des jobs, avec leur date, leur statut et leur durée
Logs	Journal des appels d'API eFacture : traitement, verbe, URL, code et corps de la réponse. Ouvrir la réponse (ou un double-clic) affiche le détail d'un appel

Tant qu'aucun groupe n'est habilité sur un écran, l'écran est visible de tous les utilisateurs du client. Dès qu'un groupe l'est, seuls les utilisateurs d'un groupe habilité en modification le voient — en lecture seule, l'entrée disparaît. Il en va de même du menu e-Factures : le masquer masque tous ses écrans.

2. Activation du service

Panneau Activation du service, interrupteur Statut :.

L'interrupteur active ou désactive le service e-Facture pour ce client. L'écriture est immédiate, sans confirmation.
Service désactivé, l'écran affiche « Le service e-Facture est désactivé pour ce client. Aucun traitement ne sera possible. » et masque tous les autres panneaux.
Après une activation, rouvrir l'écran : les grilles des panneaux suivants ne se chargent qu'à l'ouverture.

L'activation du client lui-même (Admin Services, Traitements > Activer) est un autre geste, décrit dans le guide SAS, § 4. Les deux sont nécessaires.

3. Lien vers la fiche facture du back-office

Panneau Lien vers la fiche facture du back-office, champ Chemin relatif :, bouton Enregistrer.

Ce paramètre permet d'ouvrir, depuis la grille des factures d'achat, la fiche de la pièce d'achat correspondante dans le back-office du client (colonne Ouvrir la fiche du BO, masquée par défaut dans la grille : l'utilisateur l'ajoute par le choix des colonnes).

Comment le lien est construit

<URL back office de la fiche client> / <Chemin relatif><référence de la pièce d'achat>

L'URL back office est celle de la fiche client dans Admin Services (guide SAS, § 3).
Un seul / est placé entre l'URL et le chemin : les / en trop de part et d'autre sont retirés.
La référence de la pièce d'achat est collée directement à la fin du chemin, sans séparateur. Le chemin doit donc se terminer par ce qu'attend le back-office : un /, un =…

URL back office	Chemin relatif	Référence	Lien ouvert
`https://bo.client.example`	`fiche-facture/`	`12345`	`https://bo.client.example/fiche-facture/12345`
`https://bo.client.example/`	`/pages/facture.aspx?id=`	`12345`	`https://bo.client.example/pages/facture.aspx?id=12345`

Ces valeurs sont illustratives : le chemin exact dépend du back-office du client.

Règles de saisie

Le chemin est relatif : un chemin contenant :// est refusé (« Le chemin de la fiche facture doit être relatif… »).
500 caractères au plus ; les espaces de début et de fin sont retirés.
Laissé vide, aucun lien n'est proposé dans la grille des factures d'achat.
Le lien n'est proposé que si la facture porte une référence de pièce d'achat, c'est-à-dire une fois sa pièce posée côté back-office.

4. Plateformes agréées (PA)

Panneau API des Plateformes Agréées (PA). Les boutons Ajouter, Modifier (ou double-clic sur une ligne) et Supprimer ouvrent la fenêtre Edition plateforme agréée ou demandent confirmation de la suppression.

La déclaration d'une première PA, Esker ou FTPS, est décrite dans le guide SAS, § 5. Cette section complète ce guide avec les champs qu'il ne couvre pas.

Champs de la fenêtre « Edition plateforme agréée »

Champ	Obligatoire	Contenu
Libellé	✅	Nom de la plateforme dans la grille
Url API	✅	Point d'accès de la PA. En FTPS, adresse du serveur : voir le guide FTPS
Client Id / Clé API	✅	Identifiant fourni par la PA (identifiant FTP en FTPS)
Client secret / Token API	✅	Secret fourni par la PA (mot de passe FTP en FTPS). Stocké chiffré, mais affiché en clair à la saisie : attention au partage d'écran
Activé	—	Décoché, la plateforme est ignorée par tous les traitements
Fournisseur de service	✅	`ESKER_EOD - Esker Ondemand` ou `FTPS - Echange par FTPS`
Type	✅	`Achat`, `Vente` ou `Achat-Vente` : le périmètre couvert par la plateforme
Configuration	—	Format d'envoi des factures de vente (voir ci-dessous)
Par défaut	—	Plateforme de vente retenue par défaut (voir ci-dessous)
ID Unique structure liée	—	Rattache la plateforme à une structure vendeuse (voir ci-dessous)

La grille affiche en plus la Date dernière synchronisation : elle n'est pas saisissable, et c'est le traitement de synchronisation des statuts de vente qui la met à jour.

Configuration : le format des factures de vente

Le champ est une saisie libre, sans liste.

Valeur	Effet en vente
`CII` (casse indifférente)	Seul le XML CII est transmis. Aucun PDF n'est généré, aucun lisible n'est exigé
Vide, ou toute autre valeur	Un PDF/A-3 (Factur-X) est généré, embarquant le XML : le lisible est obligatoire

Avec Esker, la valeur saisie est en outre transmise telle quelle à Esker comme configuration d'envoi (default si le champ est vide). Le champ est sans effet sur les achats.

Par défaut et ID unique structure liée : choisir la plateforme d'une vente

Un client peut déclarer plusieurs plateformes de vente — par exemple une par structure vendeuse. Ces deux champs départagent celle qui reçoit une facture donnée :

sont candidates les plateformes activées couvrant la vente, rattachées à la structure du vendeur de la facture ou rattachées à aucune structure ;
une plateforme rattachée à la structure du vendeur l'emporte ;
à défaut, la plateforme cochée Par défaut ;
à défaut, le type Vente passe avant Achat-Vente.

Une facture sans structure vendeuse ne peut partir que vers une plateforme sans structure liée.

Règles de saisie :

ID Unique structure liée : entier strictement positif. C'est l'identifiant de la structure vendeuse côté Ammon, pas un identifiant de la PA.
Par défaut n'est proposé que si la plateforme est Activée et de type Vente (pas Achat-Vente).
Un seul défaut par client, fournisseur et type. Si un autre existe déjà, un message le nomme et demande confirmation : Oui transfère le défaut à la plateforme en cours, Non n'enregistre rien.

5. Refus automatique des factures d'achat

Panneau Refus automatique des factures d'achat (à gauche sous les PA), boutons Ajouter, Modifier, Supprimer. La fenêtre Edition règle de refus automatique porte une règle.

Le paramétrage est par client et vide par défaut : un client sans règle ne refuse rien, n'exclut rien du rapprochement et n'envoie rien en corbeille GED. Les règles ne sont pas appliquées à l'arrivée des factures, mais par des jobs (§ 7), qu'il faut activer.

Trois usages pour une même règle

Usage	Ce que la règle fait	Job qui l'applique
Refus automatique	Marque la facture « à refuser ». Un second job transmet ensuite le refus à la PA	Marquage des factures d'achat à refuser, puis Refus des factures d'achat marquées
Exclusion du rapprochement	Écarte la facture du rapprochement des commandes. Rien n'est refusé	Rapprochement des commandes aux factures d'achat
Corbeille GED	Destine la facture à une corbeille GED (§ 6). Elle est du même coup protégée du refus	Marquage des factures d'achat destinées à une corbeille GED

Champs de la fenêtre

Champ	Contenu
Usage :	L'un des trois usages ci-dessus. Obligatoire
Champ source :	Réf. commande acheteur (BT-13) : la référence de commande transmise par le fournisseur, vide si absente. Commande BO rattachée : la commande retenue par le rapprochement ; elle vaut `AUCUNE` si le rapprochement est passé sans rien trouver, et vide si la facture n'a jamais été rapprochée. Obligatoire
Pattern (regex) :	Expression régulière testée sur le champ source. Obligatoire, refusée si elle n'est pas valide
Règle inversée :	Cochée, la règle porte quand le champ ne correspond pas au pattern
Protège du refus :	Cochée, la règle écarte la facture (du refus, du rapprochement ou de la corbeille selon l'usage) et l'emporte sur toutes les autres règles du même usage
Motif du refus :	Motif transmis à la PA avec le refus. Affiché et obligatoire pour une règle de refus non protectrice
Corbeille GED :	Corbeille de destination. Affichée et obligatoire pour une règle de corbeille non protectrice ; seule une corbeille active est proposée
Note :	Commentaire interne, jamais transmis
Ordre d'évaluation :	Entier positif ou nul. Parmi les règles qui portent, la première dans l'ordre gagne : elle décide du motif transmis ou de la corbeille affectée
Activée :	Seules les règles activées sont appliquées

Écrire un pattern

La correspondance est partielle : CMD porte sur toute valeur qui contient CMD. Pour exiger une valeur exacte, encadrer par ^…$.
Elle est sensible à la casse : ^rr ne porte pas sur RR….
Une valeur vide se teste avec ^\s*$.

Exemples

Usage	Champ source	Pattern	Inversée	Protège	Motif	Effet
Refus automatique	Réf. commande acheteur (BT-13)	`^\s*$`	—	—	`CMD_ERR`	Refuse les factures sans référence de commande
Refus automatique	Commande BO rattachée	`^AUCUNE$`	—	—	`CMD_ERR`	Refuse les factures dont le rapprochement n'a trouvé aucune commande
Refus automatique	Réf. commande acheteur (BT-13)	`^\d{4}\.\d{2}$`	✅	—	`REF_ERR`	Refuse les références qui ne respectent pas le format attendu
Refus automatique	Réf. commande acheteur (BT-13)	`^\d{2}[A-Za-z]{2,3}\d{5}\.\d{2}$`	—	✅	—	Protège du refus les références au format numéro de dossier
Corbeille GED	Réf. commande acheteur (BT-13)	`^RR[A-Z]+$`	—	—	—	Envoie en corbeille les demandes de remboursement (`RRENTREPRISE`…)

⚠️ Un refus transmis est irréversible côté fournisseur. Activer d'abord le seul job de marquage, relire l'onglet À refuser de la grille des achats, et n'activer le job de refus qu'ensuite.

6. Corbeilles GED des factures d'achat

Panneau Corbeilles GED des factures d'achat (à droite des règles), boutons Ajouter, Modifier, Supprimer, fenêtre Edition corbeille GED.

Une corbeille GED désigne une bannette de la GED du back-office, où partent les documents de factures d'achat sans commande rattachée — typiquement des demandes de remboursement. Une facture y est envoyée par une règle d'usage Corbeille GED (§ 5) ou à la main depuis la grille des achats.

Champ	Contenu
Code :	Obligatoire, 50 caractères au plus, unique pour le client. Transmis au back-office avec les documents
Libellé :	Obligatoire, 100 caractères au plus. Affiché dans la grille des achats et dans les listes de choix
Active :	Décochée, la corbeille ne reçoit plus aucune facture, ni par règle ni à la main. Les factures déjà affectées la gardent

⚠️ Le code doit correspondre à la constante AFI 917. AFI traduit le code reçu en index GED par la constante 917 ; la comparaison est exacte. Une corbeille dont le code n'y figure pas — ou dont le code est modifié sans mettre la constante à jour — fait abandonner le dépôt côté AFI. L'écran le rappelle à la saisie.

La colonne Utilisée indique qu'au moins une facture ou une règle porte la corbeille. Une corbeille utilisée ne peut pas être supprimée : la désactiver.

7. Jobs

Écran e-Factures > Jobs. Chaque traitement planifiable est livré sous forme de modèle de job ; un modèle ne tourne pour un client qu'une fois activé pour lui, depuis cet écran.

⚠️ Un modèle livré n'est pas un job actif. À l'exception de la purge des logs, aucun job n'est créé par script pour le client : c'est au consultant de créer chacun de ceux dont le client a besoin.

L'écran

La grille liste les jobs du client : Code, Libelle, Périodicité, Activé.
Nouveau ouvre la fenêtre de création, sur les modèles disponibles du service eFacture.
Ouvrir (ou un double-clic) modifie un job.
Traitements propose l'activation, la désactivation et l'exécution immédiate, sur une ou plusieurs lignes. L'exécution immédiate lance le job sans attendre sa planification, après confirmation.
Historique jobs montre ensuite chaque exécution, sa durée et son statut : c'est le premier contrôle face à une facture qui n'avance pas.

La fenêtre de job

Champ	Contenu
Modèle de job	En création seulement. Le code et le libellé du job viennent du modèle
Type de périodicité	Par intervalle (une valeur et une unité : secondes, minutes, heures, jours) ou À heure fixe (heure de lancement en heure française, par pas de 5 minutes, et jours de la semaine ; aucun jour coché = tous les jours). Périodicité par défaut remet celle du modèle
Timeout (minutes)	Vide, celui du modèle s'applique
Activé	Le job ne tourne que s'il est activé

Modèles du service eFacture

La périodicité indiquée est celle livrée avec le modèle : c'est une valeur de départ, modifiable à la création du job.

Achats

Modèle	Rôle	Périodicité livrée
Achat - Import des factures d'achat	Récupère les factures auprès de la PA et les intègre	15 min
Achat - Rapprochement des commandes aux factures d'achat	Rattache une commande aux factures	15 min
Achat - Marquage des factures d'achat destinées à une corbeille GED	Applique les règles Corbeille GED. Ne dépose rien	Chaque jour à 05h50
Achat - Marquage des factures d'achat à refuser	Applique les règles de refus. Ne transmet rien	Chaque jour à 06h00
Achat - Refus des factures d'achat marquées	Transmet le refus et son motif à la PA. Irréversible	Chaque jour à 18h00
Achat - Transfert des documents des factures d'achat rapprochées	Dépose en GED le PDF et les pièces jointes (y compris vers les corbeilles)	15 min
Achat - Création des pièces d'achat des factures d'achat	Crée la pièce d'achat côté back-office, après avoir cherché une facture dossier existante	15 min
Achat - Rapprochement des factures d'achat avec les factures dossier	Rattache la facture à une facture dossier déjà saisie, sans jamais créer de pièce	Toutes les heures
Achat - Synchronisation des cycles de vies des factures d'achat	Met à jour le statut des factures depuis la PA	15 min
Achat - Transfert du statut des factures d'achat vers le back-office	Reporte ce statut sur la pièce d'achat du back-office	15 min
Achat - Marquage des statuts à envoyer	Calcule le statut à renvoyer à la PA depuis l'avancement des factures dossier. Ne transmet rien	Chaque jour à 05h30
Achat - Envoi des statuts	Transmet ces statuts à la PA. Irréversible	Chaque jour à 07h00

⚠️ Création des pièces d'achat ou Rapprochement avec les factures dossier : activer l'un ou l'autre, jamais les deux. Rien ne l'empêche à l'écran ; le premier qui passe prend la facture.

Ventes

Modèle	Rôle	Périodicité livrée
Vente - Récupération des pièces de vente	Récupère les factures de vente à transmettre depuis le back-office	15 min
Vente - Transmission des pièces de ventes	Transmet les factures de vente à la PA	15 min
Vente - Synchronisation des statuts	Récupère le statut des factures de vente auprès de la PA	15 min
Vente - Importation des encaissements	Importe les encaissements	15 min
Vente - Transmission des encaissements	Transmet les encaissements importés	15 min

Communs

Modèle	Rôle	Périodicité livrée
Entreprise - Mise à jour des lignes d'adressage	Met à jour les identifiants d'acheminement de l'annuaire	Toutes les heures
Journal - Purge des logs d'appels API	Ne conserve que les appels les plus récents dans l'écran Logs. Suppression définitive. Créé par script à sa livraison pour les clients qui avaient déjà un job ; à créer pour les autres	Chaque jour à 02h00

Deux anciens modèles sont désactivés et ne doivent pas être réactivés : Achat - Transmission des factures d'achat (remplacé par le transfert des documents) et le refus automatique des factures sans référence de commande (remplacé par une règle de refus, § 5).

L'ordre de la journée

Les jobs se relaient : chacun traite ce que le précédent a produit. Les périodicités livrées respectent un ordre qu'il faut préserver en les modifiant — l'ordre compte, pas les horaires :

le rapprochement des commandes, au quart d'heure ;
le marquage corbeille GED (05h50) : après le rapprochement, sinon une règle sur Commande BO rattachée ne porte pas encore ;
le marquage à refuser (06h00) : après la corbeille, qui protège du refus les factures qu'elle retient ;
le refus (18h00) : le plus tard possible après le marquage, pour laisser le temps de relire l'onglet À refuser et d'annuler un marquage posé à tort.

8. Checklist de paramétrage

Dans l'ordre de mise en place, en recette d'abord, puis en production :

[ ] Client créé, realm créé, client activé dans Admin Services (guide SAS)
[ ] Prérequis côté Campus pour la vente : paramètre d'application externe Accès au SAS eFacture (voir À confirmer)
[ ] Groupes du client affectés aux rôles du service (e-Factures > Habilitation)
[ ] Service e-Facture activé (Paramétrage > Activation du service), écran rouvert
[ ] Plateforme agréée déclarée et activée, type couvrant le cycle attendu ; en FTPS, checklist du guide FTPS
[ ] Vente : Configuration choisie (CII ou PDF/A-3), plateforme Par défaut et structures liées si le client a plusieurs structures vendeuses
[ ] Chemin relatif de la fiche facture du back-office renseigné, lien testé depuis la grille des achats
[ ] Jobs du cycle achat créés et activés : import, rapprochement, transfert des documents, et l'un des deux jobs de pièce d'achat
[ ] Vente : jobs créés et activés : récupération des pièces de vente, transmission des pièces de ventes, synchronisation des statuts
[ ] Si le client reçoit des factures sans commande à envoyer en GED : constante AFI 917 créée, corbeille GED déclarée avec le même code, règle d'usage Corbeille GED, job de marquage corbeille activé, grille relue
[ ] En dernier, si le client veut un refus automatique : règles de refus créées, job de marquage activé seul, onglet À refuser relu, puis job de refus activé
[ ] Premières exécutions contrôlées dans Historique jobs et Logs

À confirmer

Paramètre Campus PARAM_APPLIEXT (type « Accès au SAS eFacture ») : il conditionne la vente côté Campus et porte l'adresse du front et celle de l'API eFacture. Il se saisit dans un écran du BO Campus de paramétrage des applications externes, dont le chemin de menu n'est pas relevé. Cité ici comme prérequis, sans procédure.
Message d'erreur sur une plateforme FTPS : l'API refuse une URL FTPS invalide, mais l'écran ne semble pas afficher son motif. À vérifier avant d'annoncer le comportement au client.
Activation du service : une erreur à l'enregistrement de l'interrupteur ne semble pas signalée à l'écran.
Périodicités : celles de ce guide sont celles livrées par le code. La page AFI-Doc Grille des achats et traitements donne encore la mise à jour des lignes d'adressage une fois par semaine et liste la transmission des factures d'achat, désactivée depuis : écart signalé, non corrigé ici.
Table PA d'AFI-Doc (Paramétrage Ammon eFacture) : elle n'a pas les champs Configuration, Par défaut et ID unique structure liée. Écart signalé, non corrigé ici.
Captures d'écran : à produire automatiquement (carte #120586), emplacements notés dans la page.

eFacture – Paramétrer un client dans Ammon Services : guide à destination des consultants ​

1. Accès ​

2. Activation du service ​

3. Lien vers la fiche facture du back-office ​

Comment le lien est construit ​

Règles de saisie ​

4. Plateformes agréées (PA) ​

Champs de la fenêtre « Edition plateforme agréée » ​

Configuration : le format des factures de vente ​

Par défaut et ID unique structure liée : choisir la plateforme d'une vente ​

5. Refus automatique des factures d'achat ​

Trois usages pour une même règle ​

Champs de la fenêtre ​

Écrire un pattern ​

Exemples ​

6. Corbeilles GED des factures d'achat ​

7. Jobs ​

L'écran ​

La fenêtre de job ​

Modèles du service eFacture ​

L'ordre de la journée ​

8. Checklist de paramétrage ​

À confirmer ​