Apparence
SAS eFacture – Les menus de vente : guide utilisateur
Ce guide décrit la partie ventes du SAS eFacture (Ammon eFact) : comment y accéder, ce que montrent l'accueil, la grille des pièces de vente et la fiche d'une pièce, ce que fait chaque bouton et ce que signifient les messages affichés.
Il s'adresse aux utilisateurs du SAS chez le client et aux consultants (PS) qui les forment. Les achats, le paramétrage dans Ammon Services (voir Paramétrer un client dans Ammon Services) et l'ancien fonctionnement eFacture de Campus (sans SAS) n'en font pas partie.
1. Le principe en une minute
Le SAS eFacture se place entre le back-office Campus et la plateforme agréée (PA) du client :
- Les factures et avoirs émis dans Campus sont récupérés dans le SAS. Ils arrivent au statut « À transmettre ».
- Le SAS les transmet à la PA, qui les achemine vers l'acheteur.
- La PA renvoie les statuts successifs de la pièce : déposée, reçue, approuvée, refusée, encaissée…
- Les encaissements saisis dans Campus sont importés dans le SAS, puis transmis à la PA.
Chacune de ces étapes peut être confiée à un traitement planifié (§ 7). Les boutons de la grille font la même chose à la demande : quand le traitement est en place, ils ne font que devancer son prochain passage.
2. Accéder aux ventes
Depuis le SAS eFacture
Le menu Ventes de la barre de navigation ouvre la grille des pièces de vente (§ 4). Il n'apparaît qu'aux utilisateurs qui ont les droits des ventes (voir ci-dessous).
Depuis Campus
Deux boutons Sas eFacture ouvrent le SAS dans une fenêtre plein écran. Ils n'apparaissent que si le client fonctionne avec le SAS : l'option « Utiliser le fonctionnement historique de facturation électronique. » est désactivée, et l'accès « Accès au SAS eFacture » est paramétré.
| Où | Ce qu'il ouvre |
|---|---|
| Grille de recherche des pièces de vente, vue Factures/Avoirs | Avec une seule pièce sélectionnée (ou la ligne active, sans sélection) : la fiche de cette pièce dans le SAS. Avec plusieurs pièces sélectionnées, ou aucune : l'accueil du SAS |
| Menu de la fiche d'une facture ou d'un avoir | La fiche de cette pièce dans le SAS. Le bouton n'apparaît que si la pièce a déjà été récupérée par le SAS |
Si la pièce sélectionnée dans la grille n'a pas encore été récupérée par le SAS, Campus affiche :
La pièce n’est pas encore disponible dans le SAS eFacture. Merci de réessayer ultérieurement ou d’ouvrir la page d’accueil du SAS sans sélectionner de pièce.
Il suffit d'attendre le prochain passage du traitement de récupération (§ 7), ou de lancer Récupérer dans le SAS.
Droits
| Droit | Ce qu'il donne |
|---|---|
| Rôle « Groupes autorisés à utiliser le module de ventes » | Le menu Ventes, les boutons de la grille et de la fiche |
| « Statistiques Ventes » (rattaché au même rôle) | La zone Ventes de l'accueil |
Chaque bouton est un droit à part entière : un administrateur peut en retirer un (par exemple Activer / Désactiver ou Modifier le statut) sans retirer les autres. Un bouton sans droit n'est pas grisé, il est masqué.
Un utilisateur ne voit que les pièces émises par les structures (sociétés, établissements) auxquelles il est rattaché. Ce filtre s'applique partout : grille, compteurs, export, accueil.
3. L'accueil, zone « Ventes »
En haut de la page, une liste déroulante choisit la période : « 7 derniers jours », « 30 derniers jours » (par défaut), « 3 derniers mois » ou « 12 derniers mois ». Elle s'applique aux zones Ventes et Achats, et revient à 30 jours à chaque visite.
Les cartes ne comptent que les pièces actives, déjà transmises à la PA, dont la date de transmission tombe dans la période.
| Carte | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Factures transmises | Le volume total transmis (nombre et montant TTC), et le volume à régulariser : pièces mises en attente par l'acheteur, refusées, rejetées ou en erreur, avec leur part du montant total |
| Suivi des régularisations | Deux blocs, une ligne par statut : Mises en attente par l'acheteur et Statuts bloquants à traiter. Cliquer sur une ligne ouvre la grille sur l'onglet correspondant, « Mises en attente par l'acheteur » ou « En erreur » |
| Répartition des factures de vente par statut | Un anneau en cinq familles : Finalisées, En erreur, Mises en attente par l'acheteur, En cours, À transmettre. Le survol donne le nombre de pièces |
| Top 3 des motifs de retours dans le cycle de vie | Les trois motifs de retour les plus fréquents, avec leur pourcentage. Le pourcentage est calculé sur l'ensemble des motifs : les trois valeurs ne font pas forcément 100 % |
Sans donnée sur la période, une carte affiche « Aucune donnée sur la période sélectionnée ».
L'onglet ouvert depuis Suivi des régularisations n'est pas filtré sur la période de l'accueil : il peut compter plus de lignes que la carte.
4. La grille « Ventes »
La grille liste les factures et avoirs de vente présents dans le SAS, quel que soit leur avancement.
Onglets
| Onglet | Ce qu'il liste | Statuts |
|---|---|---|
| Défaut | Toutes les pièces actives | tous |
| En cours | Les pièces transmises dont le cycle n'est pas terminé | En cours de dépôt, Déposée, Emise par la plateforme, Reçue par la plateforme, Mise à disposition, Prise en charge, Approuvée, Complétée, Accusé de réception, Accepté, En cours, les quatre statuts SUCCESS_…, et aussi les statuts de l'onglet suivant |
| Mises en attente par l'acheteur | Les pièces que l'acheteur a mises en attente : elles demandent une action | Approuvée partiellement, En litige, Suspendue, En attente d'informations complémentaires, Accepté sous condition |
| A transmettre | Les pièces récupérées, pas encore transmises | À transmettre |
| En erreur | Les pièces refusées ou rejetées | Refusée, Rejetée, et les six statuts ERROR_… |
| Finalisées | Les pièces payées | Paiement transmis, Encaissée, Payé |
| Dépôt manuel | Les pièces qui ne passent pas par le SAS (§ 6) | À déposer manuellement, Transmise manuellement |
| Désactivées | Les pièces désactivées, et elles seules | tous |
Les sept premiers onglets excluent les pièces désactivées, y compris l'onglet Défaut.
Statuts affichés sous leur nom technique
Dix statuts n'ont pas encore de libellé en français : la grille les affiche sous leur nom technique.
| Statut affiché | Signification |
|---|---|
SUCCESS_GENERATED, SUCCESS_TRANSFERED, SUCCESS_RECEIVED, SUCCESS_DELIVERED | Étapes d'acheminement réussies côté PA. La pièce suit son cours |
ERROR_BUSINESS_RULES | La PA a rejeté la pièce sur ses règles de conformité. Le détail est dans la fiche, panneau « Erreurs de conformité détectées » |
ERROR_TECHNICAL, ERROR_CONFIGURATION, ERROR_COMMUNICATION, ERROR_CONVERSION, ERROR_PROCESSING | La PA a rejeté la pièce pour une raison technique ou de paramétrage |
À retenir : une pièce rejetée par la PA (ERROR_…) peut être corrigée dans Campus puis renvoyée. Une pièce refusée ou rejetée par l'acheteur (Refusée, Rejetée) ne repart pas : elle se régularise par un avoir.
Bandeau de compteurs
Au-dessus de la grille, deux lignes : En cours et A transmettre, chacune avec le nombre de pièces, leur montant TTC et la TVA. Les pièces désactivées y restent comptées.
Colonnes
Les principales colonnes affichées par défaut : Code document, Statut efac (en couleur), Date statut efac, Référence, Tiers facturé, Date de la pièce, ID externe PA, Total HT, Total TTC, Total TVA, Montant réglé, Restant dû, Identifiant électronique Tiers facturé, Référence commande, Devise, Active.
Couleur du statut : gris à transmettre ou à déposer, bleu en cours, violet en attente de l'acheteur, rouge en erreur, vert finalisée.
D'autres colonnes sont disponibles et masquées par défaut : Date dern. synchro, Dernier encaissement, État transmission encaissement, et les références de l'acheteur (BT-10 à BT-17).
Exporter et Réinitialiser
Dans le panneau latéral de la grille :
- Exporter (« Exporter vers Excel ») produit un fichier Excel de tout l'onglet courant, pas seulement de la page affichée, avec les filtres, le tri et les colonnes visibles.
- Réinitialiser (« Réinitialiser filtres et tri ») vide les filtres saisis dans les en-têtes de colonnes et les tris. Les colonnes choisies, leur ordre et leur largeur sont conservés.
5. Les actions de la grille
| Bouton | Sélection | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Ouvrir | Une seule pièce | Ouvre la fiche de la pièce (§ 6). Un double-clic sur la ligne fait de même |
| Récupérer | Aucune | Récupère depuis Campus les pièces nouvelles ou modifiées |
| Transmettre | Lignes cochées, ou aucune | Transmet à la PA les pièces « À transmettre » |
| Synchroniser les statuts | Aucune | Interroge la PA et met à jour les statuts de toutes les pièces |
| Encaissements › Importer les encaissements | Aucune | Importe les règlements saisis dans Campus |
| Encaissements › Transmettre les encaissements | Lignes cochées, ou aucune | Transmet les encaissements à la PA |
| Encaissements › Synchroniser les états d'encaissement | Aucune | Interroge la PA sur les encaissements transmis |
| Activer / Désactiver | Une pièce ou plus | Retire une pièce des traitements, ou l'y remet |
Chaque action affiche, une fois terminée, un bandeau de résultat au-dessus de la grille, avec l'heure. Il se ferme par la croix. En cas d'échec, un message commence par « Une erreur est survenue lors de… » suivi de l'erreur, et se termine par « Veuillez réessayer. »
Récupérer
Récupère depuis Campus les factures et avoirs nouveaux ou modifiés.
- Une nouvelle pièce arrive au statut « À transmettre », ou « À déposer manuellement » si Campus la signale comme à soumettre manuellement.
- Une pièce modifiée dans Campus n'est mise à jour que si elle n'est pas encore partie à la PA, ou si la PA l'a rejetée (
ERROR_…).
| Ligne du bandeau | Signification |
|---|---|
| « {nb} nouvelle(s) pièce(s) sauvegardée(s) » | Pièces arrivées dans le SAS |
| « {nb} pièce(s) mise(s) à jour(s) » | Pièces déjà connues, mises à jour depuis Campus |
| « {nb} pièce(s) en erreur » (réessayer ultérieurement) | Pièces qui n'ont pas pu être enregistrées ; relancer plus tard |
| « {nb} pièce(s) modifiée(s) dans le back-office mais déjà transmise(s) » leur modification n'est pas reprise et elles ne repartent pas à la PA | Une pièce déjà transmise ne se modifie plus : la corriger par un avoir. Le bandeau liste les pièces concernées |
Transmettre
Transmet à la PA les pièces au statut « À transmettre » :
- avec des lignes cochées : seulement celles-ci ;
- sans ligne cochée : toutes les pièces « À transmettre » de vos structures.
⚠️ Seules les cases cochées comptent. Une ligne simplement cliquée, sans être cochée, n'est pas une sélection : Transmettre part alors sur toutes les pièces à transmettre.
Les pièces cochées qui ne sont pas « À transmettre » ou qui sont désactivées sont ignorées sans message. Une pièce transmise passe au statut « En cours de dépôt », puis suit les statuts renvoyés par la PA.
| Ligne du bandeau | Signification |
|---|---|
| « {nb} pièce(s) transmise(s) » (statut : En cours de dépôt) | Pièces envoyées à la PA |
| « {nb} pièce(s) non transmise(s) car le paramétrage de la PA n'a pas été trouvé » | La PA du client n'est pas paramétrée pour la vente : voir l'administrateur |
| « {nb} pièce(s) non transmise(s) car aucun lisible n'a été trouvé » | Le PDF de la facture manque dans Campus |
| « {nb} pièce(s) en erreur » de transmission | Suivi de la liste des pièces et de leur erreur |
Une seule transmission peut tourner à la fois par client. Si une autre est en cours (lancée par un collègue ou par le traitement automatique), le message est : « Une transmission des factures de vente est déjà en cours pour ce client. Relancez-la une fois celle-ci terminée. »
Synchroniser les statuts
Interroge la PA et ajoute à l'historique de chaque pièce les nouveaux statuts reçus, avec leur motif. Le bandeau indique le nombre de « pièce(s) synchronisée(s) », et le cas échéant les « pièce(s) sans correspondance de statut » (statut renvoyé par la PA et inconnu du SAS) et les « erreur(s) lors de la synchronisation ».
Encaissements
Le circuit d'un encaissement se fait en trois temps, dans cet ordre :
- Importer les encaissements : importe les règlements saisis dans Campus. Bandeau : « {nb} encaissement(s) importé(s) », et le cas échéant les encaissements en erreur.
- Transmettre les encaissements : transmet à la PA les encaissements importés et pas encore transmis, ou dont la transmission a échoué. Avec des lignes cochées, seulement ceux de ces pièces ; sinon, tous. Une pièce qui n'a pas encore été transmise à la PA ne peut pas recevoir d'encaissement : « {nb} pièce(s) pas encore transmise(s) à la PA ».
- Synchroniser les états d'encaissement : demande à la PA ce qu'elle a fait des encaissements transmis. Le bandeau indique les mouvements passés à transmis, ceux en attente de traitement par la PA et ceux en erreur ; « Les états de transmission des encaissements sont déjà à jour. » s'il n'y a rien de nouveau.
L'état de chaque encaissement se lit dans la fiche de la pièce, onglet Suivi des encaissements (§ 6).
Activer / Désactiver
Une fenêtre demande l'action, Désactiver ou Activer, et rappelle le nombre de pièces sélectionnées.
Une pièce désactivée n'est pas supprimée : elle reste consultable, dans l'onglet Désactivées. Mais elle sort de tous les traitements : elle n'est plus transmise ni ses encaissements, même cochée. Une nouvelle récupération depuis Campus ne la réactive pas.
À utiliser pour une pièce qui ne doit pas partir par le SAS et qu'on ne veut plus voir dans les listes de travail. Pour une pièce à déposer à la main sur le portail de la PA, préférer Modifier le statut (§ 6) : la pièce reste alors suivie.
Messages : « {nb} pièce(s) désactivée(s). » ou « réactivée(s). », « {nb} pièce(s) déjà dans cet état, laissée(s) inchangée(s). », « {nb} pièce(s) écartée(s), hors de votre périmètre ou introuvable(s). »
6. La fiche d'une pièce de vente
En haut de la fiche : date de la facture, processus métier, client, statut actuel avec sa date de réception, montant encaissé déclaré et échéance.
Onglet « Détails »
Les informations générales, le tiers facturé, les références externes (si la pièce en porte), les montants, puis l'Historique du cycle de vie de la pièce : un statut par ligne, le plus récent en premier.
Sélectionner une ligne de l'historique peut ouvrir l'un de ces deux panneaux :
| Panneau | Quand | Que faire |
|---|---|---|
| Erreurs de conformité détectées | La PA a rejeté la pièce. Chaque erreur a un code, une description et le champ concerné | « Veuillez corriger les erreurs ci-dessous puis renvoyer la pièce sinon créer un avoir. » : corriger la pièce dans Campus, la récupérer, puis la transmettre de nouveau |
| Retour de l'acheteur | L'acheteur a retourné la facture avec un motif et une note | Prendre connaissance du motif avant de poursuivre : régulariser avec l'acheteur, ou émettre un avoir |
Onglet « Suivi des encaissements »
Un règlement par ligne : date de règlement, montant transmis, date et état de transmission PA :
| État | Signification |
|---|---|
| A transmettre | Importé, pas encore transmis |
| En cours de transmission | Transmis, en attente de la réponse de la PA |
| Transmis | Accepté par la PA |
| En erreur | Refusé par la PA. Le panneau « Détail de l'erreur » donne le code et la description |
Onglet « Documents »
Les documents de la pièce : la facture électronique, son lisible (PDF) et les pièces jointes. Sélectionner un PDF l'affiche dans la fiche.
Actions de la fiche
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Prévis. facture électronique | Télécharge la facture électronique de la pièce. Si elle n'existe pas encore, elle est générée d'abord |
| Télécharger tout | Télécharge une archive .zip de tous les documents de la pièce |
| Modifier le statut | Change le statut à la main, voir ci-dessous. Le bouton n'apparaît que sur une pièce « À transmettre » ou « À déposer manuellement » |
Modifier le statut : le dépôt manuel
Certaines pièces ne doivent pas partir par le SAS : elles sont déposées à la main sur le portail de la PA. Modifier le statut est fait pour ce cas, et ne permet que ces trois changements :
| Statut actuel | Nouveau statut | Quand |
|---|---|---|
| À transmettre | À déposer manuellement | La pièce sera déposée à la main : le SAS ne la transmettra pas |
| À déposer manuellement | Transmise manuellement | Le dépôt manuel sur le portail de la PA est fait |
| À déposer manuellement | À transmettre | Finalement, la pièce doit partir par le SAS |
La fenêtre « Modifier le statut de la facture électronique » rappelle la conséquence du choix : « La pièce ne pourra pas être transmise électroniquement à l'acheteur via la PA depuis le sas eFacture. », ou au contraire « La pièce pourra être transmise électroniquement à l'acheteur via la PA depuis le sas eFacture. »
Si le statut a changé depuis l'ouverture de la fiche (par un traitement ou un collègue), la modification est refusée : « La modification du statut est impossible car celui-ci a changé depuis l'ouverture de la fiche. » Fermer puis rouvrir la fiche.
Les pièces en dépôt manuel se retrouvent dans l'onglet Dépôt manuel de la grille.
7. Les traitements automatiques
Cinq traitements planifiés font le travail des boutons. Ils sont livrés sous forme de modèles de job, avec une périodicité de 15 minutes, mais aucun ne tourne tant que le consultant ne l'a pas créé et activé pour le client dans Ammon Services, écran e-Factures > Jobs (voir Paramétrer un client dans Ammon Services, § 7).
| Traitement | Équivaut à |
|---|---|
| Vente - Récupération des pièces de vente | Récupérer |
| Vente - Transmission des pièces de ventes | Transmettre, sans ligne cochée |
| Vente - Synchronisation des statuts | Synchroniser les statuts |
| Vente - Importation des encaissements | Importer les encaissements |
| Vente - Transmission des encaissements | Transmettre les encaissements, sans ligne cochée |
Quand le traitement est actif, un bouton ne fait que devancer son prochain passage : inutile de cliquer si l'on peut attendre. Sans traitement actif, le bouton est le seul moyen de faire avancer les pièces. Il n'y a pas de traitement automatique pour Synchroniser les états d'encaissement.
Questions fréquentes
J'ai cliqué sur une ligne puis sur Transmettre, et toutes les pièces sont parties. Une ligne cliquée n'est pas une ligne cochée. Sans case cochée, Transmettre envoie toutes les pièces « À transmettre », comme le traitement automatique. Si le traitement de transmission est actif, ce sont les pièces qui seraient de toute façon parties à son prochain passage.
J'ai modifié une facture dans Campus, mais le SAS ne la reprend pas. Une pièce déjà transmise à la PA ne se modifie plus : le bandeau de Récupérer la signale comme « modifiée dans le back-office mais déjà transmise ». Émettre un avoir. Seule exception : une pièce rejetée par la PA (ERROR_…) est reprise, et peut être renvoyée.
Une pièce est « Refusée » ou « Rejetée ». Peut-on la renvoyer ? Non : c'est l'acheteur qui l'a refusée. Elle se régularise par un avoir. Seules les pièces rejetées par la PA (ERROR_…) peuvent être corrigées et renvoyées.
Une pièce reste « En cours de dépôt ». C'est le statut posé à la transmission. Il change au prochain Synchroniser les statuts, manuel ou automatique.
« Paramétrage de la PA introuvable » : que faire ? La plateforme agréée du client n'est pas paramétrée pour la vente dans Ammon Services (voir Paramétrer un client dans Ammon Services, § 4). Prévenir l'administrateur.
Le bouton Sas eFacture de Campus affiche « La pièce n'est pas encore disponible… ». La pièce n'a pas encore été récupérée par le SAS. Attendre le prochain passage du traitement de récupération, ou ouvrir l'accueil du SAS sans sélectionner de pièce et lancer Récupérer.
Je ne vois pas une pièce que je cherche. Vérifier l'onglet Désactivées, puis que la pièce appartient à l'une de vos structures : la grille ne montre que celles-ci.
À confirmer
- Libellés des statuts techniques : les dix statuts
SUCCESS_…etERROR_…n'ont pas de libellé français. Ce guide en donne le sens, pas un libellé officiel. - Encaissements importés par le traitement automatique : le bouton Importer les encaissements accuse réception des règlements importés, ce qui les rend transmissibles ; le traitement automatique d'import ne le fait pas. Il reste à vérifier si des encaissements importés par le seul traitement automatique partent bien à la PA.
- Statut « Encaissée » : la transmission d'un encaissement ne change pas elle-même le statut de la pièce ; il est supposé arriver ensuite par la synchronisation des statuts.
- Récupération déjà en cours : quand une récupération tourne déjà pour le client, Récupérer est refusé, mais le message affiché n'a pas été relevé.
- Captures d'écran : à produire automatiquement sur un environnement de démonstration, aux emplacements prévus dans cette page.
